UniFLOW ile Kopyabaşı Farkları
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Baskı Yönetimi ve Maliyet Kontrolüne İki Farklı Yaklaşım
Günümüz iş dünyasında doküman yönetimi ve baskı maliyetlerinin kontrolü, verimlilik ve güvenlik açısından kritik öneme sahiptir. Bu alanda karşılaşılan “Kopyabaşı” sistemi ve “UniFLOW” platformu, sıklıkla karıştırılabilen veya alternatif olarak görülebilen ancak aslında temelde farklı amaçlara hizmet eden iki ayrı kavramdır. Bu yazıda, bu iki sistemi karşılaştıracak ve birlikte kullanıldıklarında nasıl sinerji yarattıklarını açıklayacağız.
Kopyabaşı (Cost Per Copy – CPC) Sistemi Nedir?
Kopyabaşı sistemi, adından da anlaşılacağı gibi, yazıcı veya fotokopi makinelerinde basılan veya kopyalanan her sayfa için sabit bir ücret ödenmesine dayalı bir iş modelidir. Genellikle bu ücretin içine;
- Kullanılan tüm sarf malzemeleri (toner, kartuş, drum vb.)
- Cihazların periyodik bakımları
- Arıza durumunda hızlı teknik servis hizmeti
- Yedek parça değişimi (genellikle ömrü dolan veya arızalanan parçalar)
dahildir. İşletme, cihazın mülkiyetine sahip olabilir veya cihazı kiralayarak bu modele dahil olabilir.
Kopyabaşı Sisteminin Temel Amacı ve Faydaları:
- Maliyet Öngörülebilirliği: Aylık/yıllık baskı maliyetleri, sayfa sayısına göre net olarak belirlenmiş olduğu için bütçeleme kolaylaşır. Sürpriz sarf malzemesi veya tamir masrafları ortadan kalkar.
- Operasyonel Kolaylık: Sarf malzemesi siparişi, stok takibi ve servis organizasyonu gibi yükler genellikle hizmet sağlayıcıya aittir.
- Kesintisiz Çalışma: Bakım ve onarım hizmetinin fiyata dahil olması, cihazların maksimum çalışma süresine sahip olmasını hedefler.
Kısacası, Kopyabaşı sistemi, temel olarak baskı altyapısının fiziksel işletim maliyetlerini yönetmek ve öngörülebilir kılmak için tasarlanmış bir finansal ve operasyonel modeldir.
UniFLOW Platformu Nedir?
UniFLOW ise Canon (ve multi-vendor olarak diğer marka cihazları da destekleyebilen) bir belge yönetim yazılım platformudur. Cihazların kendisinden ziyade, bu cihazlar üzerinden yapılan işlemlerin (baskı, tarama, kopyalama) nasıl yönetildiği, kim tarafından yapıldığı ve nereye gittiği üzerine odaklanır.
UniFLOW Platformunun Temel Amacı ve Özellikleri:
- Güvenli Baskı (FollowMe Print): Kullanıcılar baskı işlerini gönderir, ancak çıktı almak için herhangi bir cihazın başına gidip kimlik doğrulaması yapmaları gerekir. Bu, gizli belgelerin ortada kalmasını önler ve gönderilen ancak alınmayan baskıları ortadan kaldırarak israfı azaltır.
- Maliyet Takibi ve Raporlama: Kullanıcı, departman, proje bazında detaylı baskı, kopya, tarama maliyetlerini takip eder ve raporlar. Kimin, nereye, ne sıklıkla baskı aldığını gösterir.
- Kural Tabanlı Baskı: Belirli kullanıcılar veya uygulamalar için kurallar tanımlanabilir (örneğin, e-postalardan baskı alırken çift taraflı ve siyah-beyaz zorunluluğu). Bu, maliyeti düşürür ve politikaların uygulanmasını sağlar.
- Gelişmiş Tarama İş Akışları: Taranan belgelerin otomatik olarak belirli klasörlere gitmesi, e-postalanması, bulut depolama alanlarına yüklenmesi veya OCR (Optik Karakter Tanıma) işleminden geçirilmesi gibi akıllı iş akışları oluşturulabilir.
- Mobil Baskı: Farklı cihazlardan (telefon, tablet) kolay ve güvenli baskı gönderme imkanı sunar.
- Cihaz Yönetimi: Cihazların durumunu, toner seviyelerini, kullanımını merkezi olarak izleme imkanı sağlar.
UniFLOW, temel olarak doküman akışını, kullanıcı davranışlarını ve güvenlik/verimlilik politikalarını yönetmek için tasarlanmış bir yazılım ve yönetim platformudur.
UniFLOW ve Kopyabaşı Arasındaki Temel Farklar Tablosu
|
Özellik |
Kopyabaşı (CPC Sistemi) |
UniFLOW Platformu |
|
Temel Yapı |
Finansal ve Operasyonel Model |
Yazılım ve Yönetim Platformu |
|
Odak Alanı |
Donanım maliyetleri, sarf ve servis |
Kullanıcı davranışı, doküman iş akışı, güvenlik, verimlilik |
|
Ne Ölçer? |
Fiziksel olarak çıkan sayfa sayısı |
Kimin, ne zaman, ne bastığı/taradığı, detaylı sayfa metrikleri |
|
Ana Fayda |
Öngörülebilir bütçe, operasyonel kolaylık |
Güvenlik, maliyet kontrolü (detaylı), israf azaltma, verimlilik artışı |
|
Ne Sağlar? |
Sarf malzeme, bakım, onarım, cihaz kirası |
Güvenli baskı, raporlama, kural uygulama, tarama otomasyonu, mobil baskı |
Peki, Bu İki Sistem Birlikte Kullanıldığında Neden Daha Verimlidir?
Kopyabaşı sistemi, baskı altyapısının temel fiziki çalışır durumda olma maliyetini ve öngörülebilirliğini sağlarken; UniFLOW platformu, bu altyapının akıllı, güvenli ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlar.
- Maliyet Optimizasyonu (CPC’yi Etkiler): UniFLOW’un kural tabanlı baskı (çift taraflı, SB zorunluluğu) ve güvenli baskı (alınmayan işlerin silinmesi) özellikleri, Kopyabaşı anlaşması kapsamında sayılan toplam sayfa sayısını veya renkli/siyah-beyaz oranını doğrudan etkiler. Gereksiz baskılar ortadan kalkar, politikalar uygulanır, bu da CPC anlaşması üzerinden yansıyan toplam maliyetin optimize edilmesini sağlar.
- Detaylı Maliyet Yansıtma (UniFLOW CPC’yi Destekler): UniFLOW’un detaylı raporlama yetenekleri sayesinde, basılan sayfaların maliyeti kullanıcı, departman veya proje bazında doğru bir şekilde takip edilir ve hatta yansıtılabilir. Kopyabaşı anlaşmasından gelen genel CPC oranları, UniFLOW verileriyle birleştirilerek çok daha anlamlı bir maliyet analizi yapılır.
- Güvenlik ve Verimlilik Artışı (CPC Altyapısı Üzerinde): Kopyabaşı sistemi çalışan ve bakımlı bir donanım sağlarken, UniFLOW bu donanımı güvenli (kimlik doğrulama ile baskı) ve verimli (akıllı tarama iş akışları) bir araç haline getirir. Dokümanların gizliliği korunur, kağıt bazlı süreçler dijitalleşir ve iş akışları hızlanır.
- Basitleştirilmiş Yönetim (Birleşik Bakış): UniFLOW, cihaz kullanımını merkezi olarak izlemenizi sağlar. Bu veriler, Kopyabaşı sağlayıcınızla olan iletişiminizi kolaylaştırabilir, olası sorunları önceden tespit etmenize yardımcı olabilir.
Kopyabaşı sistemi, baskı altyapısının işletilmesi için öngörülebilir bir finansal ve operasyonel temel sunar. UniFLOW ise bu altyapının akıllı, güvenli, verimli ve maliyet kontrollü bir şekilde kullanılmasını sağlayan zeka katmanıdır. Bu iki sistem birlikte kullanıldığında, hem baskı maliyetleri daha öngörülebilir ve yönetilebilir hale gelir (Kopyabaşı), hem de baskı süreçleri çok daha güvenli, verimli, israfsız ve detaylı takip edilebilir olur (UniFLOW). Dolayısıyla, Kopyabaşı sistemi altyapıyı sağlarken, UniFLOW bu altyapının gerçek potansiyelini ortaya çıkarır ve birlikte kullanılınca ciddi anlamda daha verimli ve toplam sahip olma maliyeti daha düşük bir baskı ortamı yaratırlar.